In unserer globalisierten Geschäftswelt wollen wir uns auch mit fremdsprachigen Kollegen, Kunden und Partnern austauschen. Englisch eignet sich als Kommunikationssprache bekanntermaßen am besten – auch wenn sie niemand der Beteiligten seine Muttersprache nennt. Daher werden E-Mails sehr häufig auf Englisch geschrieben. Anders als Besprechungen und Telefonate können sie sogar Zeitzonen überwinden. Und weil wir im Business jeden Tag Millionen von englischen E-Mails verschicken, haben sich längst Phrasen und Textbausteine dafür etabliert. Wer diese parat hat, kann alles ausdrücken, was im Arbeitsalltag wichtig ist. Außerdem können Sie auf E-Mails reagieren – und zwar professionell und höflich. Welche Textbausteine Sie kennen müssen und wie Sie gute englische E-Mails schreiben.
Englische E-Mails – Bausteine und Phrasen verwenden
In der Geschäftswelt müssen viele verschiedene Dinge per E-Mail geklärt werden, zum Beispiel Anfragen, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Reklamationen oder Mahnungen. Daher ist es sinnvoll, sich für jede Art E-Mail, die Sie schreiben möchten, jeweils die richtigen Textbausteine anzuschauen und einige davon auswendig zu lernen. Wenn Sie im Job häufiger E-Mails auf Englisch schreiben, werden Ihnen die Phrasen sowieso schnell in Fleisch und Blut übergehen. Beginnen Sie daher gleich damit, die häufigsten und vor allem angemessenen Ausdrücke für sich zu übernehmen. Doch bevor Sie den eigentlichen Inhalt gestalten, sollten Sie einen passenden Rahmen schaffen. Denn auch für die Gestaltung von E-Mails auf Englisch gibt es Regeln.
Business-Korrespondenz: So gestalten Sie eine E-Mail auf Englisch
Betreff (subject line)
Versenden Sie niemals eine E-Mail ohne Betreff – oder ohne einen passenden. Geben Sie den Grund Ihres Schreibens an, zum Beispiel, dass Sie etwas anfragen möchten, oder dass Sie sich auf ein Angebot, eine Bestellung oder ein Telefonat beziehen. Idealerweise schreiben Sie noch die Nummer, die Referenz oder ein Datum dazu. Der Empfänger wird es Ihnen danken.
Anrede (salutation)
Kennen Sie das, wenn Sie in einer E-Mail ohne Namen angesprochen werden, obwohl er vielleicht sogar in Ihrer Mail-Adresse steht? Sicher wäre Ihr Name auch über die Firmen-Website herauszufinden oder sogar aus der letzten E-Mail ersichtlich, die Sie dem Empfänger geschrieben haben. Das macht den Eindruck, als würde der Absender sich nicht für Sie interessieren, nicht wahr? Machen Sie diesen Fehler nicht und achten Sie auch unbedingt darauf, den Namen Ihres Adressaten korrekt zu schreiben. Viele verzichten auf ein Mr. oder Mrs. und grüßen direkt mit „Dear“ und dem vollen Namen, was gar nicht weniger formell ist. Im Zweifel sollten Sie lieber zu formell sein und Begrüßungen wie „Hi“ bitte nur schreiben, wenn Sie sicher sind, dass es angemessen ist. Nach der Anrede steht entweder ein Komma oder gar kein Satzzeichen. Danach geht es im Text groß weiter.
- Dear Mr. (name)
- Dear Mrs. (name)
- Dear (full name)
- Dear (first name)
- Dear Sir or Madam
- To whom it may concern
Hauptteil (body)
Vor allem in der englischen E-Mail-Korrespondenz gehört es zum guten Ton, mit mindestens einem Einleitungssatz zu beginnen. Warum schreiben Sie? Wenn Sie Ihren Adressaten nicht kennen, dann stellen Sie sich vor und sagen kurz, worum es in Ihrer E-Mail geht. Im Folgenden finden Sie einige mögliche Einstiegssätze, Phrasen für den Mittelteil und Möglichkeiten, den Schluss zu gestalten.
- Thank you for your prompt reply.
- Thank you for your e-mail.
- I hope this e-mail finds you well. / I hope you are well.
- My name is …, (position) from (company)
- I think you might be interested in …
- I am writing to you on behalf of …
- In reference to / Referring to …
- As agreed upon with …
- Please feel free to contact me …
- I am looking forward to hearing from you soon.
Beachten Sie, dass der erste Buchstabe nach der Anrede großgeschrieben wird.
Schluss
Formulieren Sie eine abschließende Bitte, fassen Sie eine Vereinbarung oder einen Vorschlag nochmal kurz zusammen oder bedanken Sie sich. Verleihen Sie Ihrer E-Mail einen guten Abschluss und denken Sie auch an eine Grußformel und Ihren Namen sowie Ihre Signatur. Wenn Sie um einen Anruf bitten oder Ihre telefonische Erreichbarkeit erwähnen, fügen Sie unbedingt noch Ihre Telefonnummer ein. Haben Sie nach der Anrede ein Komma gesetzt, können Sie nach der Grußformel auch eines setzen. Es empfiehlt sich eine einheitliche Gestaltung. So verabschieden Sie sich:
- Kind regards
- Best regards
- Sincerely / Sincerely yours
- Yours faithfully
Nützliche Bausteine für eine Anfrage (enquiry)
- I am writing to inquire about …
- After visiting your stand at the (fair) …, I caught great interest in …
- I would greatly appreciate if you could provide me with your latest price list.
- Would you be so kind to send me your latest spare parts catalogue?
- In your offer, could you please state the terms of payment / …
Nützliche Bausteine für ein Angebot (offer)
- I hope this e-mail finds you well.
- My name is (name), sales manager at (company), and I am contacting you with information on some new products I think you may be interested in.
- We really appreciate your interest in our company. Please find attached our offer no. 1023450.
- Thank you for your inquiry. We are pleased to offer as follows.
- We would also like to introduce you to our online catalogue. You can find our latest products and prices at (website link).
Building Blocks für weitere E-Mail-Arten
In der Business-Korrespondenz erhalten und schreiben Sie natürlich noch viele andere Formen von E-Mails. Darunter sind Erinnerungsschreiben, Mahnungen, Reklamationen, Entschuldigungen, Vorschläge, Einladungen, sogar Abwesenheitsnotizen und automatische Antworten. Weil diese so wichtig sind und man einiges noch besser machen kann, als es häufig praktiziert wird, finden sich online im Buchhandel hilfreiche Ratgeber. Mit diesen Büchern haben Sie die wichtigsten Textbausteine, sogenannte Building Blocks, und nützliche Formulierungen zur Hand. Sogar Vorlagen für ganze E-Mails finden Sie dort. Damit sind Sie ideal vorbereitet für Ihre erste E-Mail auf Englisch. Best regards!
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